Google Drive – Cómo compartir en Google Docs, Sheets o Slides

Uno de los mayores atractivos de usar aplicaciones que forman parte del ecosistema de Google es lo fácil que es compartir esos archivos con otras personas que tienen una cuenta de Google.

Dado que todo lo que le gustaría hacer en las aplicaciones de Google Docs, Sheets y Slides se puede hacer en un navegador web o en una de sus aplicaciones móviles Apple o Android, es un conjunto de aplicaciones muy atractivo para usar.

Todos los archivos que tiene en su almacenamiento de Google Drive ofrecen una opción en la que puede ajustar los permisos para compartir para que alguien pueda acceder a ese archivo mediante un enlace para compartir que le envía.

Puede compartir un archivo desde Google Drive iniciando sesión en su unidad, haciendo clic en el archivo, haciendo clic en el botón Compartir en la parte superior derecha de la lista de archivos, luego agregando personas o un grupo de Google y haciendo clic en Listo.

También puede ajustar la configuración de uso compartido y elegir si tienen acceso de lectura o edición para el archivo mientras inicia el uso compartido, o puede volver más tarde y actualizar los permisos de edición una vez que haya terminado.

Nuestro tutorial a continuación continúa con más información sobre cómo compartir archivos desde la aplicación Google Drive y otras aplicaciones de Google.

Cómo compartir archivos y carpetas de Google Drive

  1. Inicie sesión en Google Drive.
  2. Haz clic en el archivo o la carpeta que quieras compartir.
  3. Seleccione el icono Compartir en la parte superior derecha.
  4. Ingrese la dirección de correo electrónico, luego haga clic en Listo.

Nuestra guía continúa a continuación con más información sobre cómo compartir archivos desde su cuenta de Google Drive, incluidas imágenes de estos pasos.

Cómo compartir un documento de Google con otra persona (Guía con imágenes)

Los pasos de este artículo se realizaron en el navegador web Google Chrome en una computadora portátil con Windows 10. Sin embargo, estos pasos también funcionarán en otros navegadores web de computadoras de escritorio o portátiles, como Mozilla Firefox o Apple Safari.

Paso 1: abre tu cuenta de Google Drive en https://drive.google.com.

Paso 2: busque el archivo que desea compartir con otra persona y selecciónelo.

seleccione el archivo para compartir

Paso 3: busque el botón “Compartir” en la parte superior derecha de la lista de archivos o carpetas y luego haga clic en él.

haga clic en el botón compartir

Paso 4: escriba el nombre de la persona con la que desea compartir el archivo, luego haga clic en el botón Listo.

como compartir un archivo desde google drive

Tenga en cuenta que los nombres de los contactos aparecerán en un menú desplegable cuando comience a escribir. Puede hacer clic en un nombre si desea compartir el archivo con ellos.

Nuestro tutorial continúa a continuación con una discusión adicional sobre cómo compartir con contactos de Google para que pueda cargar archivos en Google Drive y permitir que esas personas editen archivos o vean archivos y ofrezcan sus propias ediciones o sugerencias.

Compartir un archivo desde Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones

La sección anterior trata sobre cómo compartir un archivo desde la interfaz de Google Drive, pero puede hacer lo mismo si tiene uno de los archivos abiertos.

  1. Haz clic en Archivo en la parte superior izquierda de la ventana.
  2. Elija la opción Compartir o Compartir.
  3. Seleccione Compartir con personas.
  4. Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona en el campo.
  5. Haga clic en Listo.

Si la persona con la que desea compartir el archivo no es uno de sus contactos de Google, deberá ingresar su dirección de correo electrónico.

Debajo de la opción “Compartir con la gente” hay otra opción para “Publicar en la web”. Si elige ese método, podrá permitir que cualquier persona vea el documento siempre que tenga el enlace. Incluso puede optar por obtener un código para insertar si desea insertar el archivo en una página web.

Más información sobre cómo compartir archivos desde aplicaciones de Google como Google Docs, Google Sheets y Google Slides

Los archivos que cargue en su almacenamiento en la nube de Google, ya sea en su computadora o dispositivos móviles, se sincronizarán inmediatamente para que se pueda acceder a ellos desde cualquier lugar donde haya iniciado sesión o pueda iniciar sesión, su cuenta de Google.

Cuando ingrese el nombre de una persona en el campo antes de compartir el archivo, verá una casilla de verificación para “Notificar a las personas”. Si esa casilla está marcada, recibirán un mensaje en su cuenta de Gmail o en cualquier proveedor de correo electrónico que utilicen informándoles sobre el archivo compartido o la carpeta compartida.

Una vez que haya realizado la configuración inicial para compartir, puede configurarlo de varias maneras.

Puede ajustar la configuración de uso compartido para notificar a las personas cuando se realicen cambios, y puede restringir el acceso de edición al archivo para que solo las personas con las que haya compartido explícitamente el archivo puedan hacer, ver o rechazar sugerencias.

Esto difiere un poco del acceso compartido si elige la opción de enlace compartido para que cualquier persona con el enlace pueda ver el archivo.

Si usted es el propietario de un archivo en Google Drive, entonces tiene la capacidad de eliminar archivos y carpetas que no desea mantener en su almacenamiento de Google Drive.

Puede eliminar un archivo seleccionándolo y luego haciendo clic en el ícono de la papelera en la parte superior derecha de la pantalla de Google Drive.

También puede crear un nuevo documento haciendo clic en el botón + en la parte superior de la columna izquierda en la pantalla de Google Drive.

Si está trabajando con un archivo de formularios de Google en lugar de uno de los documentos, hojas de cálculo o presentaciones de diapositivas que creó en una aplicación de Google, entonces funciona un poco diferente. Cuando abra el formulario y lo edite, verá un botón “Enviar” en la esquina superior derecha de la ventana. Hacer clic en eso le brinda varias formas de enviar o compartir el formulario con otra persona.

Cada vez que haga clic en la opción Archivo > Compartir de los productos de Google que está utilizando, verá una lista de las personas a las que otorga acceso para que puedan ver o editar el archivo. Debajo de esa lista hay una sección donde también puede hacer clic en “Copiar enlace”.

También hay una flecha hacia abajo donde puede cambiar entre “Restringido” y “Cualquiera con el enlace” en cuanto a quién puede ver el archivo que desea compartir.

En la parte superior derecha de este menú hay un icono de engranaje. Aquí puede elegir qué puede hacer un editor con los permisos para otras personas en el archivo. también puede decidir si los espectadores y comentaristas deben poder descargar, copiar o imprimir el archivo.

Si hace clic en la flecha junto a una de las personas con las que ha elegido compartir documentos, puede cambiar los permisos o el nivel de acceso para decidir qué pueden hacer con el archivo. Las opciones que verás aquí son:

  • Espectador
  • comentarista
  • Editor
  • Transferir propiedad
  • Remover

Fuentes adicionales

mateo burleigh

Matthew Burleigh ha estado escribiendo tutoriales de tecnología desde 2008. Sus escritos han aparecido en docenas de sitios web diferentes y se han leído más de 50 millones de veces.

Después de recibir su licenciatura y maestría en Ciencias de la Computación, pasó varios años trabajando en la administración de TI para pequeñas empresas. Sin embargo, ahora trabaja a tiempo completo escribiendo contenido en línea y creando sitios web.

Sus principales temas de escritura incluyen iPhones, Microsoft Office, Google Apps, Android y Photoshop, pero también ha escrito sobre muchos otros temas tecnológicos.

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