Cómo vincular datos a otra pestaña en Google Sheets

Con sus numerosos complementos, plantillas y una perfecta integración con Microsoft Excel, Google Sheets se ha convertido en una herramienta indispensable para estudiantes, profesionales e incluso personas que buscan organizar mejor su colección de música. Si bien puede que no sea tan poderoso como Excel, es una excelente alternativa gratuita para aquellos que prefieren seguir con los servicios de Google.

Tal vez lo haya estado usando por un tiempo y esté listo para mejorar su juego de Data Dabbler a Google Sheets Master. Si es así, hay dos trucos sencillos que utilizan los profesionales que llevarán sus hojas de cálculo al siguiente nivel. Ambos implican vincular celdas a otros datos y son bastante simples de implementar.

El primero es vincular datos a otra pestaña, el segundo es extraer datos de otra hoja o libro de trabajo, los cuales pueden ser muy útiles en una amplia variedad de circunstancias.

Repasemos los procedimientos para que pueda aprovechar estas funciones por sí mismo.

Enlace a otra pestaña en Google Sheets

Primero, echemos un vistazo a cómo puede vincular a otra pestaña en Google Sheets.

Los pasos para vincular una celda a otra pestaña son sencillos y sencillos:

Primero, seleccione una celda en su hoja de trabajo. Podría ser una celda vacía o una celda que ya tiene datos. En el menú “Insertar”, seleccione “Enlace”. En la siguiente captura de pantalla, selecciono la celda en la parte superior con los datos “Datos de 2014”.

Aparecerá un cuadro de diálogo con algunas opciones. Le preguntará si desea vincular a “Hojas de esta hoja de cálculo” (que es otra pestaña) o “Seleccione un rango de celdas para vincular”. Y como Google, al ser Google, también puede intentar ser inteligente y adivinar algunas otras fuentes a las que quizás desee vincularse.

Notarás que en la captura de pantalla a continuación, en la parte inferior, Google pregunta si me gustaría vincularme a census.gov porque se da cuenta de que es de donde tomé estos datos. Esta función puede resultar muy útil para realizar un seguimiento de sus fuentes al crear documentos.

Pero para nuestros propósitos, comencemos simplemente vinculando a “Hoja2” porque ya estamos en “Hoja1”.

Verá que la celda que seleccionó se convertirá en un hipervínculo. Ahora, cada vez que haga clic en esa celda, aparecerá una ventana emergente con una URL. Haga clic en esa URL y lo llevará a “Sheet2”, o cualquier hoja que haya seleccionado.

Ahora, probemos la otra opción: seleccionar un rango de celdas. Cuando elegimos esta opción, aparecerá otro cuadro de diálogo que dice “¿Qué datos?” (Consejo profesional: puede hacer clic y arrastrar este cuadro de diálogo para moverlo fuera del camino).

Ahora, puede ingresar manualmente el rango de celdas al que desea vincular, o puede hacer clic y arrastrar un rango de celdas. En la siguiente captura de pantalla, seleccioné todos los datos en la fila 8.

Ahora, cada vez que haga clic en la celda correspondiente, aparecerá un enlace emergente, y cuando haga clic en ese enlace, se seleccionarán todos los datos de la fila 8. Esto puede ser muy útil si su hoja de cálculo tiene un conjunto de datos que necesita seleccionar constantemente.

Enlace a otro libro de trabajo en Hojas de cálculo de Google

¿Qué sucede si necesita vincular a otro libro en lugar de a otra pestaña?

Vincular a un libro de trabajo en Google Sheets es otra técnica avanzada, y puede pensar que es casi lo opuesto a insertar un vínculo a otra pestaña o rango de celdas. En lugar de crear un enlace que nos lleve a otro lugar, estamos creando un enlace que extraerá datos desde en algún otro lugar. Desafortunadamente, este método requiere un poco de codificación manual, pero no se preocupe, en realidad es bastante simple.

La vinculación a otro libro requiere el uso de la función IMPORTRANGE. Cuando usa esta función, le está diciendo manualmente a Google Sheets que busque algunos datos en otro lugar y los tome.

Si lo desea, puede activar esta función seleccionando el menú Insertar y luego navegando a Función / Google / IMPORTRANGE. Esto insertará automáticamente el comienzo del código que necesita. Pero probablemente sea aún más sencillo hacerlo manualmente. Comience con el signo igual, que le indica a Google Sheets que está a punto de ingresar una función, en lugar de solo datos. Luego escriba IMPORTRANGE.

Lo siguiente que debe saber Google Sheets es de dónde extrae los datos, y esto ocurre en dos partes. La primera parte es la hoja de trabajo y la siguiente es la celda real o rango de celdas. Cada una de estas dos piezas de información está contenida entre comillas y toda la información se coloca entre paréntesis. Entonces, en mi caso, quiero importar datos de una celda en Sheet2 a una celda en Sheet1.

Simplemente seleccionemos la URL de nuestra hoja de trabajo. Si lo desea, puede seleccionar la URL de otra hoja de trabajo. Luego, pegaremos esa URL en nuestra función IMPORTRANGE y seguiremos con la celda que queremos tomar, que en mi caso es la celda G: 21. Todo se verá así:

=IMPORTANCIA(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PXYv00mWphBzvknmEY2JwcPqabdFgRA6nhZfaRjFA7w/edit#gid=261974994“, “hoja2! G21“)

Notará que tenemos un signo igual seguido de IMPORTRANGE, y luego la URL, la hoja y el número de celda ambos entre comillas, y todo está entre paréntesis. He codificado por colores las tres partes diferentes para ayudarlo a identificar cada elemento. Así es como se verá en su navegador:

Después de ingresar a la función, probablemente verá un signo de exclamación rojo en la celda. Cuando haga clic en la celda, verá un mensaje de error que le indicará que las hojas de trabajo deben estar vinculadas, y aparecerá un botón emergente que le preguntará si desea vincularlas. Una vez que permita que las hojas se vinculen, estará listo y la celda tomará los datos de la otra hoja.

Si lo desea, también puede seleccionar un rango de celdas separadas por dos puntos, así: “hoja2! G10: G21”. Esto le está diciendo a Google Sheets que tome todos los datos de la columna G que se encuentra entre las filas 10 y 21. Pero si lo hace, asegúrese de que la celda en la que está importando estos datos tenga suficiente espacio. En mi ejemplo anterior, ya hay datos en las celdas debajo de mi celda seleccionada, C2, por lo que Google Sheets no me permitiría importar ese rango.

Más información sobre las formas de utilizar Hojas de cálculo de Google

Google Sheets es un programa muy poderoso, intuitivo y, lo mejor de todo, gratuito para crear hojas de cálculo detalladas. Sin embargo, puede ser difícil descubrir cómo maximizar su potencial por su cuenta.

Afortunadamente, aquí en TechJunkie, tenemos numerosos artículos para ayudarlo a aprovechar al máximo las Hojas de cálculo de Google, incluido Cómo calcular el tiempo en Hojas de cálculo de Google, Cómo restar en Hojas de cálculo de Google con una fórmula y Cómo habilitar el modo oscuro en Hojas de cálculo de Google.

¿Tienes otras formas de vincular Google Sheets o libros de trabajo entre sí? ¡Cuéntanos sobre ellos a continuación si lo haces!