Cómo utilizar la combinación de correspondencia con Gmail

La combinación de correspondencia es un buen truco que se origina en Outlook y que le permite tomar datos de una fuente externa como Google Sheets y crear correos electrónicos personalizados para múltiples destinatarios. Si tiene una pequeña empresa o desea publicitar un evento, esta es una excelente manera de enviar correos masivos a la gente mientras hace que parezca que envió a cada uno personalmente. Ese toque personal puede tener un impacto muy positivo en las respuestas.

No conozco a nadie que no tenga una cuenta de Gmail. Ya sea que lo usen mucho o no, la mayoría de nosotros tiene una cuenta de Google de algún tipo con todas las funciones que trae consigo. Entonces, Gmail es un lugar lógico para configurar una campaña de este tipo. Te mostraré cómo aquí.

Para utilizar la combinación de correspondencia de forma eficaz, necesitamos una plantilla llena de direcciones de correo electrónico, nombres y archivos adjuntos. Estos son los datos que Gmail extraerá para crear la campaña de correo para usted. Antes de configurar la campaña en sí, debemos completar una hoja de Google con estos datos. Luego configuramos Gmail para usarlo.

Usar combinación de correspondencia para Gmail

Para que esto funcione, necesitará el Complemento de combinación de correspondencia para Hojas de cálculo de Google. Instálelo y estamos listos para comenzar.

Primero, necesitamos crear la hoja de cálculo de la que Gmail extrae los datos para la combinación.

  1. Abra una hoja de Google, seleccione Complementos y Combinar correo con archivos adjuntos.
  2. Seleccione Crear plantilla de combinación para crear el origen de la combinación de correspondencia. La plantilla debe incluir nombre, apellido, dirección de correo electrónico, archivos adjuntos, fecha programada y estado. Puede agregar más columnas si lo necesita.
  3. Vuelva al menú Combinar correspondencia con archivos adjuntos y seleccione Importar contactos de Google. Puede agregar o copiar y pegar datos manualmente en la plantilla si lo prefiere.

Si desea incluir archivos adjuntos, puede pegar un enlace de archivo adjunto de Google Drive en la columna Archivos adjuntos. Obviamente, primero deberá asegurarse de que el archivo adjunto real esté en Google Drive. Si necesita adjuntar varios archivos, separe cada URL con una coma.

Si desea programar los correos electrónicos, agregue una fecha y una hora a la columna Fecha programada. El formato será mm / dd / aaaa hh: mm.

Configurar Gmail

Ahora que se ha completado la plantilla de combinación de correo, podemos configurar Gmail. Necesitamos configurar el correo electrónico para llamar a ciertos datos de la plantilla de Google Sheet.

  1. Abra un nuevo correo electrónico en Gmail.
  2. Agrega “Estimado {{Nombre}}” a la primera línea de tu correo electrónico. Puede cambiar ‘Estimado’ por lo que sea más adecuado para su audiencia. Esto es solo para demostrar. También puede usar {{Salutation}} y agregar una columna Salutation en su hoja de Google para personalizar verdaderamente sus correos.
  3. Complete el resto del cuerpo del correo electrónico según sea necesario.
  4. Agregue archivos adjuntos según sea necesario.

Ahora debería tener una plantilla de correo electrónico que tenga texto básico y cualquier archivo adjunto. La magia de la combinación de correspondencia ocurre cuando selecciona el comando. Modificará automáticamente cualquier configuración entre {{y}} con las columnas correspondientes en la hoja de cálculo. Puede agregar tantos de estos como necesite siempre que copie exactamente el nombre de la columna y los coloque entre corchetes dobles.

Puedes ver en la imagen que agregué una entrada en el correo electrónico llamada ’empresa’. Siempre que refleje eso exactamente en un encabezado de columna en la hoja de cálculo, incluida la primera letra en minúscula, la combinación de correspondencia llevará los datos al correo.

Tirando de todo junto

Ahora que tenemos nuestra plantilla de origen y nuestro borrador de correo electrónico, es hora de hacer que suceda la magia.

  1. Vaya a su hoja de Google Mail Merge.
  2. Seleccione Ejecutar combinación de correspondencia en el menú Combinar correspondencia con archivos adjuntos.
  3. Seleccione el borrador de Gmail que ha creado y seleccione Ejecutar.

Si no agregó una fecha programada, los correos electrónicos se enviarán de inmediato. Si agregó una fecha programada, los correos electrónicos se enviarán de acuerdo con esa entrada. Simplemente verifique su casilla de correo Enviado para ver cuáles se han enviado y vuelva a verificar con la plantilla.

La combinación de correspondencia funciona a la perfección, pero si desea probarla primero, cree una plantilla de combinación de correspondencia con solo sus datos y llámelo en su correo de Gmail. Podrá ver cómo se ve y asegurarse de tener la sintaxis correcta. Sugeriría hacer esto por primera vez para enviar un montón de correos, pero no siempre es necesario una vez que aprendes las cosas.

¿Ha utilizado la combinación de correspondencia para comunicarse con la gente? ¿Trabajas bien? ¿Tienes algún problema? Cuéntanos tu experiencia a continuación.

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