Cómo usar casillas de verificación en Google Sheets

Las casillas de verificación demostraron su utilidad en una variedad de documentos. Ya sea que los esté usando para hacer una lista de tareas pendientes, un plan de progreso del proyecto o un planificador diario, le brindan una gratificación instantánea siempre que sea el momento de marcar una cosa de su lista.

Si está acostumbrado a las casillas de verificación para las tareas y la gestión de proyectos, puede ser difícil imaginar un documento relacionado con el trabajo sin ellas. En este artículo, le contaremos todo sobre el uso y la personalización de casillas de verificación en Google Sheets.

Cómo insertar una casilla de verificación en Google Sheets

A continuación, se explica cómo insertar una casilla de verificación en uno de sus documentos de hoja de Google:

  1. Abra una hoja de cálculo.
  2. Elija las celdas donde desea agregar casillas de verificación.
  3. Vaya a “Insertar” y “Casilla de verificación”.
  4. Si agrega accidentalmente más casillas de verificación, puede eliminarlas seleccionando las que no necesita y tocando “Eliminar”.

Agregar valores de casilla de verificación personalizados

En algunos casos, asignará un valor de celda personalizado a su casilla de verificación para que funcione de manera diferente. Puedes darlo siguiendo estos sencillos pasos:

  1. Abra su hoja de cálculo.
  2. Marque las celdas a las que desea asignar valores personalizados.
  3. Vaya a “Datos” y “Validación de datos”.
  4. Cuando vea “Criterios”, asegúrese de elegir “Casilla de verificación”.
  5. Seleccione “Usar valores de celda personalizados” e ingrese esos valores. Puede ingresar el valor junto a “Marcado” y “Desmarcado”.
  6. Toca “Guardar”.

Cómo copiar y eliminar casillas de verificación

Una vez que agrega una casilla de verificación en una celda, puede aplicar los mismos atajos de copiar / pegar. Eso significa que puede copiar y pegar cualquier casilla de verificación dentro y fuera de cualquier campo de su documento. Eliminarlo es aún más fácil, ya que cuando presiona el botón “Eliminar”, desaparecerá inmediatamente de su mesa. ¡Es fácil!

Agregar notificaciones

También puede agregar una regla de notificación, y cada vez que un colaborador verifique el proyecto como terminado, recibirá una notificación por correo electrónico. El sistema le notificará cada vez que alguien haga un cambio, y si está involucrado en varios proyectos, le indicará cuál está terminado. Para los líderes de proyectos, esta herramienta es indispensable. Entonces, sin más preámbulos, aquí se explica cómo agregar una notificación:

  1. Abra su documento y abra “Herramientas”.
  2. Seleccione “Reglas de notificación” y decida con qué frecuencia desea recibir notificaciones.
  3. Toque “Guardar” y luego “Listo” para finalizar el proceso.

Dar formato a las casillas de verificación

Dado que las mismas reglas de formato se aplican a las celdas normales y a las casillas de verificación, puede personalizarlas de acuerdo con otras secciones de su hoja de cálculo. Eso significa que puedes usar diferentes colores para marcarlos y, además, también se pueden cambiar sus fuentes y tamaños de fuente.

Marque datos específicos con casillas de verificación

Hacer que todos sus informes sean visualmente atractivos es cada vez más importante. Ya sea una revisión mensual, una lista de tareas o un borrador de proyecto, debe especificar los segmentos de datos y hacerlos más impactantes. Para que esto suceda, las casillas de verificación vienen al rescate.

Con el formato condicional que se basa en los valores de celda, puede agrupar todas las celdas en consecuencia. Es una forma simple, pero efectiva, de demostrar dos grupos de elementos y exhibirlos.

Crear pruebas u hojas de trabajo

Las casillas de verificación resultan útiles en la educación, especialmente para las pruebas. Puede usarlos para ocultar la solución o agregar sugerencias o explicaciones adicionales. Con un valor Verdadero / Falso, puede programar la casilla de verificación para mostrar u ocultar cualquier solución. También puede verificar rápidamente cuántas respuestas correctas obtuvo cada estudiante usando algunas fórmulas simples.

Gráficos dinámicos con casillas de verificación

Para mostrar tendencias, cambios de mercado, ventas, ganancias y pérdidas, y mucho más, necesita una herramienta para sintetizar todo en un gráfico completo. Además, las casillas de verificación pueden agregar un poco de interactividad a sus gráficos, pero solo si las usa de la manera correcta.

Haga una lista interactiva de tareas pendientes

Mediante el uso de listas de verificación, puede crear un conjunto de tareas y, siempre que se complete una de ellas, verá en la tabla. Las listas interactivas se pueden utilizar como una herramienta de organización del equipo, ya que todos pueden ver el progreso que están haciendo y pueden agregar nuevas tareas si es necesario. Si está interesado en crear una de estas listas, le mostraremos todos los pasos necesarios para hacerlo:

  1. Escriba todas sus asignaciones en una columna y, en la siguiente, inserte las casillas de verificación junto a ellas.
  2. Seleccione la columna de asignaciones y toque el botón “Formato” del menú.
  3. Elija “Formato condicional”.
  4. Seleccione “Dar formato a celdas si” y seleccione una opción para ingresar una fórmula personalizada.
  5. Ingrese = y (B2) y especifique colores y formato.

Crea un rastreador de hábitos

Tener un rastreador de hábitos te facilitará la vida. Puede realizar un seguimiento de sus actividades y hábitos mediante aplicaciones, relojes inteligentes o publicaciones. Una de las mejores formas de comenzar a hacer las cosas de manera diferente, especialmente para los usuarios de Google Sheets, es tener todo en una hoja de cálculo. Puede escribir cuántas actividades tiene, con qué frecuencia las realiza semanalmente o mensualmente, y usar fórmulas para hacer una hoja de cálculo para todo el año.

Marcando todas las casillas

Con las nuevas actualizaciones, Google Sheets está mejorando al ofrecer a los usuarios las mejores herramientas para sus hojas de cálculo, y una vez que se acostumbre a su velocidad, eficiencia y funciones, comenzará a usarlo todo el tiempo.

Ahora que está familiarizado con cómo usar las casillas de verificación en Hojas de cálculo de Google, puede que sea más fácil usarlas en sus hojas de cálculo. ¿Ha utilizado Google Sheets para hacer listas de tareas pendientes? ¿Lo usaría para planes de proyectos?

Háganos saber en la sección de comentarios.

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