Cómo salir de la oficina en Outlook 2013

Es importante saber cómo configurar una respuesta de fuera de la oficina en Outlook 2013 si tiene contactos que pueden enviarle un correo electrónico y necesitan saber que es posible que no reciba el mensaje por un tiempo. Una respuesta de fuera de la oficina es algo que se enviará tan pronto como un mensaje de correo electrónico llegue a su bandeja de entrada en Outlook 2013, y el contenido de la respuesta de fuera de la oficina puede incluir cualquier información que desee transmitir.

Los pasos a continuación le mostrarán cómo crear una respuesta de fuera de la oficina en Outlook 2013 si tiene una cuenta de correo electrónico que no forma parte de un servidor Exchange. Esto incluye direcciones de correo electrónico alojadas por proveedores de correo electrónico como Gmail, Yahoo, Outlook.com o uno de muchos otros proveedores similares. La mayoría de los proveedores de correo electrónico también tendrán una respuesta fuera de la oficina que puede configurar a través de su portal web, que podría ser una mejor opción, según sus circunstancias.

Las listas de distribución de Outlook pueden ser una excelente opción si a menudo necesita enviar un correo electrónico al mismo grupo grande de personas y no desea ingresar manualmente cada dirección individual al hacerlo.

Cómo configurar la respuesta automática en Outlook 2013

1. Abra Outlook 2013.
2. Haga clic en el botón Nuevo correo electrónico.
3. Escriba su mensaje de fuera de la oficina en el cuerpo del cuadro de texto del correo electrónico.
4. Haga clic en la pestaña Archivo.
5. Haga clic en Guardar como.
6. Escriba un nombre para la plantilla en el campo Nombre de archivo, luego haga clic en Guardar como tipo, elija Plantilla de Outlook y luego haga clic en Guardar.
7. Haga clic en la pestaña Inicio, haga clic en el botón Reglas y luego en Administrar reglas y alertas.
8. Haga clic en el botón Nueva regla.
9. Haga clic en Aplicar regla en los mensajes que reciba, luego haga clic en Siguiente.
10. Haga clic en Siguiente y luego en Sí.
11. Seleccione la opción Responder usando una plantilla específica, luego haga clic en Una plantilla específica.
12. Haga clic en Buscar en, haga clic en Plantillas de usuario en el sistema de archivos, luego seleccione la plantilla que creó anteriormente y haga clic en Abrir.
13. Haga clic en el botón Siguiente.
14. Establezca las excepciones y luego haga clic en Siguiente.
15. Haga clic en el botón Finalizar.

Nuestro artículo continúa a continuación con información adicional e imágenes de estos pasos. Es un poco complicado configurar una respuesta automática en Outlook y hay varios lugares donde puede personalizar algunas configuraciones, que discutiremos más en la siguiente sección.

Cómo crear y habilitar una respuesta de fuera de la oficina en Outlook 2013 (guía con imágenes)

Los pasos a continuación le mostrarán cómo hacer y habilitar una respuesta de fuera de la oficina en la versión de Microsoft Office 2013 de Outlook.

Cuando alguien le envía un correo electrónico, Outlook enviará automáticamente respuestas con el mensaje de fuera de la oficina que cree. Tenga en cuenta que Outlook 2013 deberá estar abierto para que esto funcione. Si no puede dejar Outlook 2013 abierto durante todo el tiempo que estará fuera de la oficina, será mejor que configure la respuesta fuera de la oficina directamente a través de su host de correo electrónico.

Los enlaces a continuación le mostrarán cómo configurar una respuesta de fuera de la oficina para algunos de los proveedores de correo electrónico populares si no puede dejar su computadora y Outlook 2013 encendidos y funcionando durante la totalidad de su ausencia.

Los pasos a continuación le mostrarán cómo crear una respuesta de fuera de la oficina en Outlook 2013 si no tiene una cuenta de Exchange Server y está usando una cuenta IMAP o POP3. Si tiene Exchange, puede crear una respuesta de fuera de la oficina u otras respuestas automáticas de Office yendo a Archivo> Información> Respuestas automáticas.

Paso 1: Abra Outlook 2013.

Paso 2: haga clic en el botón Nuevo correo electrónico.

Paso 3: Escriba su mensaje de fuera de la oficina en el cuerpo del cuadro de texto del correo electrónico.

Paso 4: haz clic en Archivo en la parte superior izquierda de la ventana.

Paso 5: haz clic en Guardar como.

Paso 6: Escriba un nombre para la plantilla en el campo Nombre de archivo, luego haga clic en el menú desplegable Guardar como tipo, elija Plantilla de Outlook y luego haga clic en el botón Guardar.

Paso 7: Haga clic en la pestaña Inicio en la parte superior de la ventana, haga clic en el botón Reglas en la sección Mover de la cinta, luego haga clic en el botón Administrar reglas y alertas.

Paso 8: haga clic en el botón Nueva regla.

Paso 9: Haga clic en la opción Aplicar regla en los mensajes que recibo, luego haga clic en Siguiente.

Paso 9: Haga clic en el botón Siguiente, a menos que solo desee enviar la respuesta de Fuera de la oficina bajo ciertas condiciones. Si no seleccionó ninguna opción, haga clic en el botón Sí para confirmar que desea que esta regla se aplique a todos los mensajes que reciba.

Paso 10: Seleccione la casilla de verificación a la izquierda de Responder usando una opción de plantilla específica, luego haga clic en la opción Una plantilla específica en la parte inferior de la ventana.

Paso 11: Haga clic en el menú desplegable Buscar en, haga clic en la opción Plantillas de usuario en el sistema de archivos, luego seleccione la plantilla que creó anteriormente y haga clic en el botón Abrir.

Paso 12: haga clic en el botón Siguiente.

Paso 13: Establezca las excepciones que desee haciendo clic en la casilla de verificación a la izquierda de cada una de esas opciones, luego haga clic en el botón Siguiente.

Paso 14: Haga clic en el botón Finalizar para completar la configuración de su mensaje de fuera de la oficina y comenzar a enviar respuestas automáticas.

Como se mencionó anteriormente, su computadora deberá estar encendida y Outlook 2013 deberá estar abierto para que esto funcione. Si su computadora está configurada para dormir o hibernar después de un cierto período de inactividad, este método para enviar una respuesta de fuera de la oficina en Outlook 2013 no funcionará.

Cuando vuelva de estar fuera de la oficina, puede desactivar esta regla yendo a Reglas> Administrar reglas y alertas (donde estábamos en el paso 7 anterior) y luego haga clic en la casilla a la izquierda de la regla para quitar la marca de verificación . Lamentablemente, no hay forma de especificar una hora de inicio o de finalización con este método de respuesta automática.

Notas adicionales sobre el uso de la respuesta automática en Microsoft Outlook

• En general, es una buena idea incluir una hora de inicio y una hora de finalización en su respuesta fuera de la oficina para que sus contactos de correo electrónico sepan aproximadamente cuándo deben esperar recibir noticias suyas.
• Si tiene acceso a una versión basada en la Web de su cuenta de correo electrónico, como una cuenta Web de Outlook o Gmail, es mejor que la use para enviar su respuesta de fuera de la oficina. Ambos proveedores de correo electrónico tienen una opción de respuesta de vacaciones dedicada en la que puede automatizar esto un poco mejor, incluso permitiéndole elegir un rango de fechas para cuando no estará disponible.
• El cuadro de diálogo Reglas se puede utilizar para mucho más que una respuesta de fuera de la oficina. Puedo usarlo para generar diferentes respuestas para personas fuera de mi organización o personas dentro de mi organización, y puedo filtrar automáticamente los correos electrónicos según el asunto o el remitente.
• La guía anterior está destinada a ayudarlo a crear una respuesta de fuera de la oficina si no tiene una cuenta de Exchange. Si tiene uno, entonces todo este proceso es mucho más simple. Hay un asistente fuera de la oficina en la pestaña Archivo donde puede configurar respuestas automáticas e incluso especificar un rango de tiempo para esas respuestas. La ventana de respuesta automática también tiene una pestaña de organización separada para los contactos Fuera de mi organización y Dentro de mi organización para que pueda ajustar cada mensaje de respuesta por separado.

¿Quiere que Outlook 2013 busque mensajes nuevos con más frecuencia? Ajuste la configuración de envío y recepción en Outlook 2013 para comprobar si hay mensajes nuevos con la frecuencia que desee.