Cómo organizar las hojas de Google en carpetas

Google Sheets tiene una interfaz tan intuitiva que muchos usuarios nuevos se olvidan de realizar un seguimiento de sus archivos. Pero después de un tiempo, puede terminar con un archivo digital grande y desordenado. Si aún no lo ha hecho, ahora sería el momento adecuado para organizar esos archivos en carpetas.

Si bien no puede crear carpetas en Google Sheets directamente, puede crearlas en Google Drive. En este artículo, le mostraremos todo lo que necesita saber sobre cómo organizar Google Sheets en carpetas.

Organizar sus hojas de cálculo de Google con Google Drive

Ahora que tiene algunas hojas en Google Drive, comience a usar carpetas para organizarlas. Las carpetas de Google Drive son similares a las carpetas de su computadora.

Aquí se explica cómo crear una carpeta, paso a paso:

  1. Vaya a Google Drive, busque el botón “Nuevo” en la esquina superior izquierda.
  2. En el menú desplegable, seleccione “Carpeta” en el menú desplegable.
  3. Ingrese el nombre de su carpeta en el cuadro de diálogo y estará listo para hacer clic en “Crear”.
Organizar hojas de Google en carpetas

Trabajar con Google Sheets y Google Drive

Organizar tantas hojas y documentos es más fácil de lo que piensa. Google Drive tiene una serie de funciones útiles para facilitarle esta tarea.

  1. La función de búsqueda le permite ubicar los archivos que necesita utilizando no solo las palabras contenidas en el nombre del archivo, sino también las palabras dentro del archivo. Tan pronto como empiece a escribir, aparecerá una lista de palabras y frases sugeridas.
  2. Todos sus archivos de Google Sheets se ordenan inicialmente del más reciente al más antiguo. Otras opciones de clasificación incluyen ordenar por “Nombre” y “Última modificación”.
  3. Utilice el filtrado para diferenciar Google Sheets de otros archivos en su Google Drive.

Mover y eliminar hojas

Para mover una hoja existente, haga clic y arrastre la hoja a la carpeta preferida. Puede mover varios archivos a la vez presionando y manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en cada hoja. Una vez que haya seleccionado los archivos, puede hacer clic en ellos y arrastrarlos a su destino.

Para eliminar una hoja, simplemente muévala a la carpeta Papelera. Puede hacerlo haciendo clic en el botón “Eliminar”. No olvide vaciar su carpeta Papelera de vez en cuando porque los archivos que contiene ocupan un valioso espacio de almacenamiento.

Compartir hojas

Compartir y colaborar en Google Sheets es bastante sencillo. Los miembros del equipo pueden editar el mismo archivo en tiempo real. Puede compartir hojas individuales y carpetas enteras.

Para compartir una hoja con los miembros de su equipo:

  1. Elija el archivo de Hojas de cálculo de Google que desea compartir.
  2. Haga clic en el botón “Compartir con personas y grupos” ubicado en la esquina superior derecha de la ventana.
  3. Ingrese la dirección de correo electrónico de sus compañeros de trabajo. Esto funciona mejor con direcciones de Gmail.

Tiene muchas opciones cuando se trata de compartir archivos. Puede controlar lo que las personas pueden hacer con su archivo. Simplemente asígneles uno de los roles ofrecidos: Visor, Comentarista o Editor. No olvide hacer clic en el cuadro “Notificar a las personas” para que reciban una notificación por correo electrónico.

Compartir archivos y carpetas a través de unidades compartidas

Las unidades compartidas son carpetas compartidas donde varias personas pueden cargar, buscar, acceder y descargar archivos compartidos fácilmente desde cualquier dispositivo. Los archivos de una unidad compartida pertenecen a todo el equipo, incluso si los miembros que los cargaron abandonan el equipo.

Hacer públicos sus archivos de hoja de Google

Una de las opciones que tiene cuando trabaja con Google Sheets y Drive es hacer que una hoja de cálculo esté disponible en línea para una gran audiencia. Publique su archivo y envíe una URL a las personas siguiendo estos pasos:

  1. Vaya a Hojas de cálculo de Google y abra el archivo que desea compartir.
  2. En el menú principal, haga clic en Archivo> Publicar en la web.
  3. Elija si desea publicar hojas individuales o la hoja de cálculo completa.
  4. Haz clic en Publicar.
  5. Copie la URL y compártala como desee.

Para compartir un archivo desde una unidad compartida:

  1. En su computadora, vaya a drive.google.com.
  2. Haga clic en Unidades compartidas y haga doble clic en la unidad que contiene los archivos que desea compartir.
  3. Busque la configuración de la unidad compartida en la parte superior.
  4. Seleccione “Compartir con no miembros”, luego haga clic en Editar.
  5. Haga clic en “Los no miembros de esta unidad compartida pueden tener acceso a los archivos de esta unidad compartida”. Luego haga clic en Aplicar.

Los archivos y carpetas también se pueden anular la publicación. El propietario se reserva el derecho a eliminar el contenido de la web. Los permisos para compartir de los miembros del equipo también se pueden cambiar en cualquier momento.

De un vistazo

Organizar Google Sheets en carpetas de Google Drive tiene muchas ventajas, como se describe en este artículo. Las opciones para compartir y otras funciones útiles hacen de Drive un excelente lugar para todas sus Hojas de cálculo, Documentos y otros archivos.

¿Alguna vez ha creado carpetas para sus Hojas de cálculo de Google? ¿Ha compartido algunas hojas y carpetas con los miembros de su equipo o prefiere trabajar solo? Comparta sus experiencias en la sección de comentarios a continuación.

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