Cómo generar automáticamente números de factura en Excel

Hacer un seguimiento de los números de sus facturas puede ser muy importante. Todos los números de factura son consecutivos, por lo que intentar ingresarlos manualmente tiene la posibilidad de error humano, lo que proporciona resultados menos que óptimos. No siempre es fácil recordar el siguiente número de la secuencia, especialmente cuando los números comienzan a subir. Al olvidar el número anterior, podría terminar con un poco de superposición en su hoja de cálculo de Excel, lo que puede crear estragos más adelante.

Ya es bastante difícil recordar dónde dejaste las llaves o sacar algo del congelador para cenar, todavía no necesitas suficiente memoria. En cambio, puede ser mejor que Excel genere automáticamente los números de factura por usted.

“Eso sería increíblemente útil. Entonces, ¿qué tengo que hacer? “

Hasta donde yo sé, existen dos métodos en los que puede generar los números de factura automáticamente en Excel. Este artículo explicará ambos para asegurarse de que pueda evitar la superposición de facturas y ya no tenga que preocuparse por qué número viene a continuación.

Generación automática de facturas para Excel

Como se mencionó, hay dos formas de agregar números de factura automáticamente a una hoja de cálculo o libro de Excel. La primera es mediante el uso de una fórmula dentro de VBA (Visual Basic para aplicaciones) para generar números de factura para un solo libro de trabajo. La segunda forma es usar Kutools for Excel’s Insertar números de secuencia característica. Esta opción le permitirá generar números de factura en varias hojas de cálculo y libros de trabajo.

Método 1: Generador automático de números de facturas con Visual Basic para aplicaciones

Empezar:

Puede crear un nuevo libro de trabajo o abrir un libro de trabajo existente que le gustaría usar para la generación automática de números de factura.

Busque y resalte una celda en blanco (haga clic con el botón izquierdo en ella) e ingrese el primer número que se utilizará como número inicial para todos los números de sus facturas en el futuro. Puede elegir algo como 00000 o 10000 como punto de partida. Para nuestro ejemplo, usaremos 00000 y se colocará en la celda C3.

prensa Alt + F11 para abrir el cuadro de diálogo Microsoft Visual Basic para Aplicaciones. Expanda su libro de trabajo actual (VBAProject, puede aparecer como Libro 1 si es nuevo) y haga doble clic en ThisWorkbook.

Puede escribir el siguiente código o simplemente copiar y pegar (resalte el código y presione Ctrl + C y luego haga clic izquierdo en la ventana y presione Ctrl + V) el código en la ventana de apertura.

VBA: generador de números de voz

1

2

3

Sub libro privado_Open ()

Rango (“C3”). Valor = Rango (“C3”). Valor + 1

End Sub

El “C3” será la celda en la que ingresó su número de factura inicial. Asegúrese de cambiarlo dentro del código antes de pegarlo en la ventana.

Las siguientes fórmulas a continuación le permitirán verificar sus números de factura. Pueden ser un poco difíciles de recordar de inmediato, pero siempre puede guardarlos como una entrada de Autotexto si necesita volver a usarlos más tarde en cualquier momento.

No. Fórmula Números de factura
1 = ”CompanyName” & TEXT (TODAY (), ”aammdd”) & C3 Nombre de la empresa14120910000
2 = “CompanyName” & TEXT (HOY (), “0 ″) & C3 Nombre de la empresa 4198210000
3 = “CompanyName” & TEXT (NOW (), “MMDDHHMMSS”) & C3 CompanyName120909581910000
4 = ”CompanyName” & TEXT (NOW (), ”0 ″) & C3 Nombre de la empresa 4198210000
5 = ”CompanyName” & RANDBETWEEN (100000,999999) & C3 Nombre de la empresa44868510000

Recuerde que el C3 en la fórmula es la celda en la que ha colocado el número de factura inicial. El “Nombre de la empresa” está reservado para el texto que desea que se muestre en sus números de factura. Cámbielo por el que más le convenga.

Querrá colocar la fórmula en una celda para la generación automática de facturas. Esta no es la misma celda en la que tiene el número de factura inicial, sino la celda especificada para los resultados. Una vez que se ha editado la fórmula para que se ajuste a sus necesidades, puede copiarla y pegarla en la celda y presionar Intro para recibir el número de factura.

Una vez que haya terminado, asegúrese de Salvar el libro de trabajo actual. Para hacerlo, haga clic en Archivo y entonces Salvar (o Guardar como si presenta una solicitud nueva o con un nombre diferente). Ingrese el nombre del libro de trabajo y asegúrese de Guardar como tipo la caja está configurada para Libro de Excel habilitado para macros (* .xlsm). Elija dónde se guardará y luego presione el Salvar botón.

Cada vez que abre el libro de trabajo Generador de números de factura, el número de factura será un número mayor que la última vez. Solo asegúrese de guardar el libro antes de cerrarlo cada vez o el trabajo se perderá.

Método 2: agregue el número de factura usando Kutools para Excel

Aquellos de ustedes que necesiten una forma de generar números de factura para múltiples libros de trabajo encontrarán esas necesidades satisfechas en el uso de Kutools. El primer método cubierto está diseñado para una sola hoja de cálculo o libro de trabajo y tiene la desafortunada posibilidad de superponerse cuando se olvida de guardar. Kutools for Excel proporciona una solución para estos dos problemas y más.

Empezar:

Al igual que antes, resalte y seleccione la celda para su número de factura. Luego deberá hacer clic en Kutools, seguido por Insertar, y finalmente Insertar número de secuencia.

Cuando el Insertar número de secuencia aparece el cuadro de diálogo, haga clic en el Nuevo botón. Esto abrirá una ventana de edición de Número de secuencia:

  • Ingrese un nombre en el cuadro Nombre de la secuencia para titular su nueva secuencia de números de factura.
  • En el cuadro Incremento, ponga un 1.
  • Escriba el nombre de su empresa u otro texto que desee ver al comienzo de los resultados del número de factura, en el Prefijo (opcional) caja.
  • El número inicial para todos sus números de facturas futuras se puede escribir en el cuadro Número inicial. El número puede ser el que desee, pero sería mejor hacerlo simple. 00000 o 10000 serían suficientes. Si prefiere mantener los números pequeños, puede usar un solo dígito como 0 o 1 en su lugar.
  • Puede especificar la cantidad de dígitos que tendrán sus números de factura ingresando un número en el cuadro No. de dígitos. No puedes equivocarte con 5 o 6.
  • Finalice el proceso haciendo clic en el Añadir botón.

Mientras la secuencia recién creada permanece seleccionada, haga clic en Rango de llenado y luego presione el Cerca botón para salir. Ahora, independientemente del libro de trabajo en el que utilice la función Insertar número de secuencia, se generará automáticamente un número de factura con cada número mayor que el anterior.

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