Cómo eliminar subtotales de Excel

Microsoft Excel le permite hacer maravillas con sus hojas de cálculo. Esto es especialmente cierto cuando se trabaja con cálculos financieros multianuales. Para organizar ese lío de filas, columnas y miles de celdas, puede utilizar las opciones de “Esquema” de Excel. Esto le permite crear grupos lógicos de datos, junto con subtotales y totales relevantes.

Por supuesto, en algún momento puede resultar que la abrumadora cantidad de esas filas subtotales arruine su análisis financiero. Pero eliminarlos manualmente es tedioso y puede interferir con la integridad de la hoja de cálculo. Sin embargo, no se preocupe, Excel también tiene una solución para eso.

Eliminación de subtotales de hojas de cálculo estándar

Ya sea que simplemente desee eliminar las filas de subtotales de su hoja de cálculo o reorganizar toda la hoja, el proceso es básicamente el mismo. Siga los pasos a continuación para hacerlo:

1. Abra la hoja de cálculo de Excel que desea editar.
   
2. Haga clic en la pestaña “Datos”.
   
3. En la sección “Esquema” del menú superior, haga clic en “Subtotal”.
   
4. En el menú “Subtotal”, haga clic en el botón “Eliminar todo”.
   
5. Esto desagrupará todos los datos en la hoja de cálculo, eliminando efectivamente cualquier fila de subtotal que pueda tener allí.
   

Si no desea eliminar los subtotales, pero desea eliminar todos los grupos para reorganizar aún más sus datos, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña “Datos”.
   
2. En la sección “Esquema”, haga clic en el menú desplegable “Desagrupar”.
   
3. Ahora haga clic en la opción “Borrar esquema” para eliminar cualquier agrupación de esa hoja de cálculo.
   

Eliminación de subtotales de tablas dinámicas

Si está trabajando con tablas dinámicas en Excel, no es necesario crear una nueva tabla solo para eliminar los subtotales. Puede hacerlo sin eliminar toda la tabla dinámica.

1. Abra el archivo de Excel que contiene su tabla dinámica.
2. Ahora seleccione una celda en cualquiera de las filas o columnas de la tabla.
3. Esto le permitirá acceder al menú “Herramientas de tabla dinámica”. Aparecerá en el menú superior, junto a la pestaña “Ver”, y contendrá dos pestañas: “Analizar” y “Diseño”. En versiones anteriores de Excel (Excel 2013 y anteriores), verá las pestañas “Opciones” y “Diseño” sin el título “Herramientas de tabla dinámica” encima de ellas.
4. Haga clic en la pestaña “Analizar”. Para versiones anteriores de Excel, haga clic en la pestaña “Opciones”.
5. En la sección “Campo activo”, haga clic en “Configuración de campo”.
6. En el menú “Configuración de campo”, haga clic en la pestaña “Subtotales y filtros”.
7. En la sección “Subtotales”, seleccione “Ninguno”.
8. Ahora haga clic en “Aceptar” para confirmar los cambios.

Tenga en cuenta que si hay un campo en su tabla dinámica que contiene algunos cálculos, no podrá eliminar los subtotales.

Agregar los subtotales a su hoja de cálculo

Con suerte, ha logrado eliminar los subtotales utilizando las pautas de las dos secciones anteriores. Cuando haya terminado de reorganizar los datos en su hoja de cálculo, es posible que desee agregar un nuevo conjunto de subtotales. Para hacerlo, siga los pasos a continuación:

1. Abra la hoja de cálculo en la que desea agregar subtotales.
2. Ordene toda la hoja por la columna que contiene los datos de los que desea tener subtotales.
3. Ahora haga clic en la pestaña “Datos” del menú superior.
4. En la sección “Esquema”, haga clic en “Subtotal” para abrir el menú correspondiente.
5. En el menú desplegable de “En cada cambio”, seleccione la columna que contiene los datos que desea usar para los subtotales.
6. A continuación, debe elegir qué operación deben calcular los subtotales. En el menú desplegable “Usar función”, elija una de las opciones disponibles. Algunas de las operaciones más comunes son Suma, Recuento y Promedio.
7. En el campo “Agregar subtotales a”, seleccione la columna en la que desea que aparezcan los subtotales. Por lo general, es la misma columna para la que está haciendo los subtotales, como se define en el Paso 5.
8. Puede dejar marcadas las opciones “Reemplazar subtotales actuales” y “Resumen debajo de los datos”.
9. Una vez que esté satisfecho con su selección, haga clic en “Aceptar” para confirmar los cambios.

Después de hacer clic en Aceptar, debería ver que las filas de su hoja de cálculo ahora están organizadas en grupos. Debajo de cada grupo, aparecerá una nueva fila que contiene el subtotal de ese grupo.

Uso de niveles para organizar sus datos

Cuando agregue subtotales, notará una nueva columna entre los números de fila y el borde izquierdo de la ventana de Excel. En la parte superior de esta columna, hay los números uno, dos y tres. Estos representan los niveles de agrupación de sus datos.

Al hacer clic en el número tres, podrá ver su conjunto de datos completo, mostrando cada fila, las filas de subtotales y la fila de total general. Si hace clic en el número dos, los datos ahora se contraerán para mostrar solo las filas de subtotal y total general. Haga clic en el número uno y verá solo la fila del total general.

Cuando expanda todo haciendo clic en el número tres, tendrá los signos “-” y “+” en la columna de niveles. Úselos para contraer y expandir manualmente cada grupo por sí solo.

Gracias a esta función, Excel le permite ocultar ciertas partes de su hoja de cálculo. Esto es útil cuando hay algunos datos que no son esenciales para su trabajo en ese momento. Por supuesto, siempre puede recuperarlo haciendo clic en el signo “+”.

¡Subtotales eliminados!

Gracias a las poderosas herramientas de Excel, ahora sabe cómo evitar mucho trabajo manual innecesario al eliminar subtotales. Después de reorganizar todos los datos, es solo cuestión de hacer clic en algunas opciones de Excel para volver a agregar esos subtotales. Además, no olvide usar niveles para optimizar la forma en que ve sus datos.

¿Ha logrado eliminar las filas de subtotales de sus hojas de cálculo? ¿Considera que esta es una mejor opción que la eliminación manual? Por favor comparte tus pensamientos en la sección de comentarios.