Cómo crear un archivo CSV

Un archivo CSV es un archivo de valores separados por comas que se utiliza para transportar datos entre bases de datos, hojas de cálculo o sistemas. Es un método casi universal que le permitiría descargar una lista de productos de la web e importarla a Excel sin perder su significado, por ejemplo. Crear un archivo CSV es muy sencillo si sigue algunas reglas simples.

El uso de comas para separar valores es común en los sistemas y funciona a nuestro favor aquí. El programa al que importa datos generalmente sabe que separa las entradas tan pronto como ve una coma, de modo que un conjunto de datos configurado correctamente se pueda compartir con precisión entre los sistemas. Es una forma muy útil de transferir datos.

Utilizo mucho archivos CSV al crear páginas de productos para sitios web. Puede crear una tabla muy fácilmente si formatea un archivo plano (que es lo que se denomina CSV) y lo importa al sitio o al CMS que controla el sitio. Si trabajas en ecommerce o en cualquier tienda web, ya estarás muy familiarizado con estos.

Crea un archivo CSV

Si es un usuario de Windows, probablemente usaría Excel para crear una hoja de cálculo. Los usuarios de Apple pueden usar Excel o Numbers. De cualquier manera, el proceso de creación de un archivo CSV es similar.

1. Complete su hoja de cálculo con los datos que necesite.
2. Seleccione Archivo y Guardar como.
3. Seleccione un destino y luego seleccione CSV en ‘Guardar como tipo’ en la parte inferior de la ventana.
4. Seleccione Guardar.

Siempre que los datos estén en el formato correcto, deberían guardarse correctamente. Si ve un error como ‘Este archivo puede contener características que no son compatibles con CSV’, esto significa que hay un formato en los datos que no se utilizará cuando abra el archivo. Simplemente seleccione Sí para continuar guardando.

Si planeas usar el archivo en Excel de ahora en adelante, sería una buena idea guardar una copia como archivo .xls. Esto le permite expandir los datos en varias páginas, agregar fórmulas, formato y todas esas cosas buenas que puede hacer con Excel.

Si usa Numbers, es posible que deba eliminar el formato antes de importarlo.

1. Pegue sus datos en TextEdit y cambie el formato a texto sin formato.
2. Guarde el archivo con una extensión de archivo .csv. Cámbielo manualmente en Finder si no puede guardarlo como .csv.
3. Abra Numbers y abra el archivo que acaba de crear.
4. Si el formato es correcto, guarde una copia nueva para poder abrirla más rápido la próxima vez.

Siempre que el formato sea correcto y haya guardado el original en texto sin formato y no en RTF, la hoja debería abrirse correctamente en Numbers de la misma manera que lo haría en Excel.

Crear archivos CSV compatibles

Además de asegurarse de que cada punto de datos esté separado por una coma, ¿qué más debe tener un archivo CSV totalmente compatible? CSV es un formato bastante flexible, pero seguir algunas reglas lógicas puede garantizar que su archivo sea compatible con la más amplia selección de aplicaciones.

• En primer lugar, la coma. Todos los puntos de datos deben estar separados por una coma para que sean totalmente compatibles con la mayoría de los programas de hojas de cálculo. Puede utilizar una barra vertical o una pestaña (delimitada por tabulaciones) pero no todas las hojas de cálculo la formatean correctamente.
• Use líneas separadas para cada registro. Puede ejecutar una línea durante el tiempo que desee siempre que sea un solo registro. Múltiples registros deben tener una línea cada uno.
• No use un espacio entre comas. Mientras que Excel ignora el espacio, algunos programas de hojas de cálculo más antiguos no lo hacen. Para una máxima compatibilidad, no agregue el espacio adicional entre el punto de datos y la coma.
• Utilice comillas dobles si un punto de datos incluye su propia coma. Por ejemplo, “Chicago, IL” necesita “” para indicarle a la hoja de cálculo que se supone que la coma entre Chicago e IL está allí y no forma parte del formato.
• Si los puntos de datos incluyen comillas dobles, necesitan comillas dobles dobles. Por ejemplo, “Dave dice que este producto es genial” debe formatearse “” Dave dice que este producto es genial “”. Esto le dice a la hoja de cálculo que incluya el conjunto interno de comillas dobles.

Hay muchas más ‘reglas’ para crear archivos CSV compatibles. Puedes encontrarlos todos aquí en la página de Wikipedia de CSV. Considero que estos son los únicos que realmente necesita saber si crea la mayoría de archivos planos para usar en hojas de cálculo o en línea.

¿Tiene otros consejos para crear archivos CSV? ¡Cuéntanos sobre ellos a continuación si lo haces!