Cómo combinar y fusionar datos de varias hojas de trabajo

A veces, cuando tiene que lidiar con mucha información, puede recibir una solicitud para combinar y fusionar datos de varias hojas de trabajo en una sola hoja de trabajo. No es una tarea difícil, pero puede llevar mucho tiempo, especialmente si nunca la ha hecho antes.

La mejor forma de proceder es mediante Power Query. Si se pregunta qué es Power Query y dónde puede obtenerlo, no se preocupe. Power Query es una función incorporada en Excel 2016 y versiones posteriores. En caso de que tenga una versión anterior, puede descargarla como una función adicional.

Antes de que empieces

Si está utilizando una versión anterior de Excel, todo lo que tiene que hacer es ir al sitio web de Microsoft. Busque Power Query en la barra de búsqueda en la esquina superior derecha y luego descárguelo. Asegúrese de descargar la versión correspondiente a su propia versión de Excel. Cuando se complete la descarga, verá Power Query en la barra de herramientas superior.

Para combinar datos con Power Query, sus datos deben estar organizados en tablas de Excel. No importa cuántas hojas de trabajo tenga, debe organizar los datos en cada una de ellas en la tabla de Excel mencionada anteriormente. La estructura de las tablas debe ser coherente.

Si es nuevo en esto, le sugerimos que le dé nombres a sus tablas de Excel. Esto no es obligatorio pero te ayudará a evitar confusiones. Digamos que tienes que preparar un informe para los primeros cuatro meses del año. Podrías nombrar tus tablas: enero, febrero, marzo y abril.

Cómo combinar datos de varias hojas de cálculo

Cuando haya preparado sus tablas de Excel, estará listo para comenzar. Simplemente siga la guía paso a paso a continuación para combinar correctamente los datos de varias hojas de trabajo:

1. Haga clic en la pestaña Datos.
   
2. Justo debajo de la pestaña Datos, haga clic en Nueva consulta y luego elija De otras fuentes en las opciones. Luego podrá importar datos de varias otras fuentes.
   
3. Cuando haya ingresado a la sección De otras fuentes, haga clic en Consulta en blanco.
   
4. Eso lo llevará al editor de Power Query.
   
5. Allí, debe escribir esta fórmula en la barra de fórmulas: = Excel.CurrentWorkbook ()
   
6. Ahora haga clic en Enter y podrá ver los nombres de todas las tablas en el libro de trabajo.
   
7. Habrá dos columnas, una llamada Contenido y la otra llamada Nombre (con los nombres de sus tablas). En la celda del encabezado Contenido, verá una flecha de doble punta. Haz click en eso.
   
8. Ahora seleccione todas las columnas que le gustaría combinar. Si desea combinar todas las columnas, haga clic en Seleccionar todas las columnas.
   
9. Asegúrese de que la opción “Usar el nombre de columna original como prefijo” no esté marcada y haga clic en Aceptar.
   

Todos los datos de diferentes hojas de trabajo ahora deben combinarse en una tabla. En la última columna, podrá ver los nombres que le ha dado a sus tablas de Excel. Eso le permite saber de qué tabla de Excel proviene un determinado dato. Es una función muy útil, especialmente si tienes que lidiar con muchos datos.

Cómo combinar datos de varias hojas de cálculo

Combinar datos de varias hojas de cálculo no es difícil, pero antes de comenzar asegúrese de que:

1. Todas las hojas de trabajo tienen el mismo diseño (encabezados idénticos y tipos de datos idénticos).
2. No hay filas ni columnas en blanco.

Tienes que hacer esto si quieres que el proceso sea exitoso. Después de eso, simplemente siga nuestra guía paso a paso:

1. Crea una nueva hoja de trabajo.
2. Haga clic en la pestaña Datos y luego haga clic en Consolidar.
3. En la sección Función, elija Suma.
4. En la sección de Referencia elija su hoja de cálculo para poder acceder a sus datos.
5. Cuando encuentre los datos que necesita, haga clic en Agregar.
6. Continúe de la misma manera para cada conjunto de datos que le gustaría fusionar.
7. Haga clic en Aceptar.

Consejo adicional: Si va a cambiar los datos en sus hojas de trabajo en el futuro y desea que esos cambios también se reflejen en su nueva hoja de trabajo combinada, hay una forma sencilla de hacerlo. Antes de hacer clic en Aceptar, asegúrese de marcar la casilla “Crear vínculos a datos de origen” y la nueva hoja de trabajo se actualizará automáticamente cada vez que cambie algo.

Envolver

Hay muchas cosas increíbles que puede hacer con sus datos en Excel. Solo lleva un tiempo acostumbrarse y descubrir todas las funciones. La primera vez puede ser un poco confusa, pero cada vez será más fácil y rápido.

Esperamos que este artículo te haya resultado útil. ¿Conoce otros consejos y trucos cuando se trata de combinar y fusionar datos en Excel? Háganos saber en la sección de comentarios.