Cómo cambiar del modo de solo visualización al modo de edición en Hojas de cálculo de Google

Imagina que estás colaborando con tu colega en una hoja de cálculo que crearon. Todo está bien cuando solo estás leyendo, pero ahora necesitas editar algo. Descubre que está en el modo de solo visualización y no puede realizar ningún cambio. Desafortunadamente, tendrás que pedirle al creador del documento que te dé permiso para editar la hoja de cálculo.

Para ayudar con este problema, o si es el creador, aquí le mostramos cómo cambiar del modo Solo visualización al modo Editar en Hojas de cálculo de Google.

Opciones para compartir

Primero, explicaremos cómo puede compartir una hoja de cálculo con sus colegas y qué opciones tiene. Esto es lo que tienes que hacer:

1. Abra su hoja de cálculo.
   
2. Haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.
   
3. Ingrese la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartirlo.
   
4. A la derecha de su correo electrónico, verá un cuadro.
   
5. Haga clic en él para abrir un menú desplegable.
   
6. Elija una de las siguientes opciones: visor, comentarista o editor.
   
7. Haga clic en Enviar para enviar su invitación.
   

¡Eso es! Ahora, hablemos de los permisos que puede otorgarles y qué significan:

• Visor: esto es lo que llamamos modo de solo visualización. Los espectadores solo pueden ver y leer sus hojas de cálculo, pero no pueden hacer cambios ni agregar comentarios.
• Comentarista: comentarista significa que no puede cambiar los datos de su hoja de cálculo, pero puede dejar comentarios al lado. Esta puede ser una buena opción si desea proteger sus datos cuando colabora con alguien. Al menos pueden escribir sus sugerencias, lo que no es posible en el modo Solo visualización.
• Editor: los editores pueden realizar cambios en su hoja de cálculo, ingresar datos nuevos o eliminar algunas de sus entradas. Lo bueno es que siempre puedes acceder al historial de la hoja de cálculo si quieres ver la primera versión.

Prima: Si abre la Configuración avanzada, verá que puede permitir que los editores compartan el documento con otros. Esto puede ser de gran ayuda, especialmente si tiene un gran equipo y no puede manejar todas sus solicitudes solo. Los editores con este permiso especial pueden ayudarlo. Sin embargo, si no desea esta función, asegúrese de desactivarla.

Cambiar de Solo vista a Editar

Hemos descrito cómo compartir documentos y otorgar varios permisos, pero ¿qué pasa si ha cambiado de opinión? Tal vez desee permitir que sus colegas editen el documento, o le han pedido que lo haga porque quieren que agregue algo. No hay problema. Puede cambiar su estado cuando lo desee. Esto es lo que tienes que hacer:

1. Abra su hoja de cálculo.
   
2. Haga clic en Compartir con personas y grupos.
   
3. Verá una lista de las personas con las que lo ha compartido, así como el estado de cada una de ellas, junto a su nombre.
   
4. Haga clic en el cuadro junto a su nombre y abra un menú desplegable.
   
5. En lugar de Visor, seleccione Editor.
   

¡Eso es todo! Si necesita cambiar el estado de más personas, puede llevar un tiempo porque tendrá que repetir este proceso para cada una de ellas. Sin embargo, esto tiene un lado positivo, ya que significa que siempre puede personalizar el acceso a su documento y otorgar diferentes permisos a varias personas.

Compartir con un enlace

Si desea compartir su hoja de cálculo con muchas personas, a veces es más fácil compartirla enviándoles un enlace o simplemente publicando un enlace en algún lugar. Este método es muy conveniente, pero debes tener cuidado para asegurarte de lo que las personas con un enlace pueden hacer y lo que no pueden hacer (puede que no sea una buena idea darles a todos el permiso del editor).

A continuación, le mostramos cómo puede compartir una hoja de cálculo con un enlace:

1. Abra su hoja de cálculo.
   
2. Haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.
   
3. Haga clic en Obtener un enlace.
   
4. Haga clic en el cuadro debajo y cambie la configuración de Restringido a Cualquiera con un enlace (este es un paso obligatorio, ya que debe permitir que las personas vean la hoja de cálculo).
   
5. Luego, haga clic en el cuadro junto a Cualquiera con un enlace.
   
6. Elija si desea que sean espectadores, comentaristas o editores.
   
7. Copiar link.
   
8. Haga clic en Listo.
   

¡Eso es! Ahora puede publicar el enlace en algún lugar y cualquiera puede acceder a la hoja de cálculo a menos que cambie la configuración. Si lo compartes con muchas personas, te recomendamos que les des el estado de espectador o comentarista, pero no de editor.

Estás a cargo

Colaborar en documentos nunca ha sido tan fácil gracias a Google Sheets. Sin embargo, aún deben existir algunas reglas, especialmente si está compartiendo un archivo con muchas personas. Lo mejor es que siempre puedes cambiar su estado y privilegios de edición.

¿Prefieres ser espectador, editor o comentarista? Háganos saber en la sección de comentarios.