Cómo archivar automáticamente correos electrónicos en Outlook

Microsoft Outlook sigue siendo una de las plataformas de correo electrónico más populares del mundo. Si ha estado usando Outlook durante mucho tiempo, es posible que haya notado que funciona más lento de lo que solía hacerlo. Las carpetas de la bandeja de entrada y la bandeja de salida sobrepobladas suelen provocar caídas en el rendimiento.

El buzón de Outlook tiene una capacidad limitada, por lo que si no eliminó ningún correo electrónico antiguo, es probable que haya excedido el espacio de almacenamiento de 2 GB. Si ese es el caso, puede archivar algunos correos electrónicos más antiguos para dejar espacio para los nuevos. Quédese y aprenda a hacer eso en unos sencillos pasos.

La diferencia entre exportar y archivar correos electrónicos

Exportar correos electrónicos parece muy similar a archivarlos, pero hay una gran diferencia. Al exportar un correo electrónico, también deberá elegir una carpeta en su PC. La exportación le permite guardar todos los tipos de archivos y proporciona beneficios similares a los de archivar, pero la diferencia es que esos archivos y correos electrónicos permanecerán en Outlook. No se borrarán.

Al archivar sus correos electrónicos, solo puede guardarlos como archivos .pst. El orden y la estructura de carpetas de sus correos electrónicos archivados seguirán siendo los mismos que en Outlook. Además, todos los correos electrónicos archivados se eliminarán de Outlook, liberando espacio para nuevos correos electrónicos. Entonces, básicamente, archivar correos electrónicos es mejor que exportarlos.

La diferencia entre exportar y archivar correos electrónicos

Configurando las cosas

Antes de poder archivar un correo electrónico desde su cuenta de Outlook, primero debe configurar las cosas. La configuración requiere que hagas dos cosas. Primero, debe activar la función Autoarchivar desde la configuración de su cuenta de Outlook. En segundo lugar, debe seleccionar una carpeta que desee utilizar para sus correos electrónicos archivados.

Puede establecer el número de días que deben pasar desde el momento en que recibe el correo electrónico hasta que se transfiere a la carpeta de archivo de su PC. La función se ejecutará automáticamente cada vez que abra Outlook, y los correos electrónicos que se envíen al archivo desaparecerán de la lista. Las versiones anteriores a Outlook 2010 funcionan de manera un poco diferente a las posteriores. Explicaremos cómo funciona la función Autoarchivar tanto en la versión antigua como en la nueva.

Cómo activar la función Autoarchivar

Versiones de Outlook 2007 y 2003

Antes de comenzar, debe saber que estas versiones vienen con la función Autoarchivar activada de forma predeterminada. Sin embargo, si no funciona por alguna razón, siga estos pasos para activarlo nuevamente.

  1. Abra Outlook y seleccione el menú “Herramientas”. Seleccione “Opciones” y luego seleccione “Otro”.
  2. Haga clic en “Autoarchivar”.
  3. Marque la casilla “Autoarchivar cada” y elija la cantidad de días que deben pasar antes de que los correos electrónicos se transfieran a la carpeta de archivo.
  4. Seleccione la casilla “Preguntar antes de autoarchivar” si desea recibir una notificación antes de que Outlook archive sus correos electrónicos.
  5. El cuadro “Archivo de archivo predeterminado” le permite seleccionar la carpeta donde se archivan sus correos electrónicos.
  6. Presiona OK.

Outlook 2010 y versiones posteriores

  1. Seleccione la pestaña “Archivo” y luego presione “Opciones” en el menú que aparece.
  2. Seleccione “Avanzado” y luego seleccione “Configuración de Autoarchivar”.
  3. Seleccione la casilla “Autoarchivar cada” e ingrese la cantidad de días que deben transcurrir antes de que se archiven los correos electrónicos.
  4. Haga clic en el cuadro “Preguntar antes de autoarchivar” para recibir una notificación antes de cada archivo automático.
  5. Ingrese el nombre de la carpeta donde desea que aparezcan los correos electrónicos archivados.
  6. Presiona “Aceptar” dos veces.
    Outlook 2010 y versiones posteriores

Ahora que ha habilitado la función Autoarchivar en Outlook, es hora de configurar la carpeta de archivo en su PC. Siga estos sencillos pasos y lo terminará en poco tiempo.

Configuración de la carpeta de archivo

Versiones de Outlook 2007 y 2003

– Abra la lista de carpetas y haga clic con el botón derecho en la que desea usar como archivo para sus correos electrónicos. Seleccione “Propiedades”.

  1. Seleccione la pestaña “Autoarchivar”.
  2. Seleccione “Limpiar elementos anteriores a” para establecer las propiedades de archivo de la carpeta.
  3. Ingrese el número de meses para especificar cuánto tiempo debe pasar antes de que los correos electrónicos se transfieran a la carpeta de archivo.
  4. Seleccione “Mover elementos antiguos a” para especificar la carpeta de archivo.
  5. Haga clic en Aceptar.

Outlook versión 2010 y más reciente

  1. Haz clic derecho en la carpeta deseada y selecciona “Propiedades”.
  2. Seleccione la pestaña “Autoarchivar”.
  3. Ingrese el número de meses que deben pasar antes de que sus correos electrónicos se archiven automáticamente.
  4. Elija la ubicación de su archivo haciendo clic en “Mover elementos antiguos a”. Puede ingresar el nombre de la carpeta o usar el navegador para encontrarla.

Un paseo por el carril de la memoria

¿Conoce esa sensación que tiene cuando revisa sus correos electrónicos antiguos? A menudo encuentra contactos que ha olvidado desde entonces y tal vez incluso algunos recuerdos antiguos que vale la pena recordar. La función Autoarchivar en Outlook le permite guardar cada correo electrónico que haya recibido en su disco duro. Eso hará que Outlook funcione más rápido y tendrá acceso permanente a sus correos electrónicos antiguos.

¿Utiliza la función Autoarchivar en Outlook? ¿Qué antigüedad tiene el correo electrónico más antiguo que aún tiene en su archivo? Comparta sus pensamientos en la sección de comentarios.

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