Cómo alfabetizar automáticamente en Google Sheets

Google Sheets y Microsoft Excel comparten muchas características similares. Aquellos que estén más familiarizados con Excel descubrirán que aunque la mayoría de las funciones son las mismas, ubicarlas en Google Sheets puede convertirse en un obstáculo mientras se familiariza con el programa.

La capacidad de ordenar y filtrar sus datos, alfabéticamente o numéricamente, es una de las funciones más utilizadas en Microsoft Excel. Lo mismo puede decirse de Google Sheets. Sin embargo, la forma de realizar la tarea puede ser un poco diferente.

“Estoy más familiarizado con Excel, pero mi jefe quiere que usemos Google Sheets ahora. Organizar hojas de cálculo es parte del trabajo. ¿Puede usted ayudar?”

La gran parte de Hojas de cálculo, al igual que Excel, es que no tendrá que preocuparse por las ediciones manuales cuando desee ordenar o filtrar sus datos. Hay una manera de ordenarlos automáticamente por columna usando las funciones provistas en las pestañas o mediante una fórmula que puede colocar directamente en una celda.

Organizar automáticamente las hojas de Google en orden alfabético

Los pasos a continuación detallarán cómo puede organizar sus datos de Google Sheet automáticamente. Me centraré en cómo hacerlo alfabéticamente, pero también se puede utilizar la misma información si prefiere organizar los datos numéricamente.

Sin embargo, antes de continuar con el objetivo final, me gustaría familiarizarme un poco más con la diferencia entre ordenar y filtrar, cómo usar cualquiera de las opciones para cualquier situación para la que pueda necesitarlas, así como repasar filtrar vistas.

Si ya tiene una comprensión decente de la clasificación y el filtrado y simplemente le gustaría llegar a la alfabetización automática, puede omitir el artículo. Para todos los que quieran aprender algo, tenemos mucho que cubrir, así que comencemos.

Clasificación de datos y uso de filtros

A medida que analice y trabaje en Google Sheets, comenzará a acumularse más y más contenido. Aquí es cuando la capacidad de organizar la información se vuelve mucho más importante. Google Sheets le permite reorganizar esa información clasificándola y aplicándole filtros. Puede hacerlo tanto alfabéticamente como numéricamente, la elección depende de usted. También puede aplicar un filtro para reducir los datos e incluso ocultar partes seleccionadas de la vista.

Clasificación de datos

Para ordenar los datos:

1. Desde su navegador (se prefiere Google Chrome), abra una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. Resalte la celda o celdas que le gustaría ordenar.
   • Puede hacer clic con el botón izquierdo en una sola celda para resaltarla. Para varias celdas, haga clic con el botón izquierdo en la celda inicial. Sujetar Cambio y luego haga clic izquierdo en la celda final.
   • También se pueden seleccionar varias celdas haciendo clic con el botón izquierdo en una celda y manteniendo presionado Ctrl y haciendo clic izquierdo en otra celda. Esto ayuda si las celdas que desea ordenar no son secuenciales.
   • Para seleccionar la hoja completa, haga clic en la esquina superior izquierda de la hoja o presione Ctrl + A simultaneamente.
3. A continuación, haga clic en la pestaña “Datos” y seleccione Ordenar rango… de las opciones.
4. En la ventana emergente, si sus columnas tienen títulos, coloque una marca de verificación en la casilla junto a Los datos tienen una fila de encabezado.
5. Seleccione la columna que primero desea ordenar cambiando el “Ordenar por” a esa columna. Luego seleccione el orden de clasificación haciendo clic en el Arizona radial para descendente o ZA para ascender.
   • Si tiene una regla de clasificación adicional que le gustaría aplicar, haga clic en Agregar otra columna de clasificación. El orden de sus reglas determinará cómo se realiza la clasificación.
   • Puedes hacer click en el Basura a la derecha de una regla para eliminarla.
6. Finalice haciendo clic en el Ordenar y su rango se ordenará de acuerdo con sus reglas.

Filtrado de datos

Agregar filtros a sus datos le permitirá ocultar los datos que no desea que estén visibles. Aún podrá ver todos sus datos una vez que se haya desactivado el filtro. Los filtros y las vistas de filtro ayudan a analizar conjuntos de datos dentro de hojas de cálculo.

Filtros se prefieren cuando:

• Hacer que todos los que accedan a su hoja de cálculo vean un filtro específico cuando se abre.
• Le gustaría que los datos visibles permanezcan ordenados después de que se haya aplicado un filtro.

Mientras Vistas de filtro son más útiles si:

• Quieres nombrar y guardar varias vistas.
• Se necesitan varias vistas para otras personas que utilizan la hoja de cálculo. Los filtros son activados por la persona, por lo que esto le permite ver diferentes filtros al mismo tiempo que otra persona también puede estar usando la hoja de cálculo.
• Es importante compartir diferentes filtros con las personas. Se pueden enviar diferentes enlaces de vista de filtro a diferentes personas, proporcionando a todos los que trabajan en la hoja de cálculo la información más relevante específica para el individuo.

Solo recuerde que los filtros se pueden importar y exportar según sea necesario, mientras que las vistas de filtro no.

Usar filtros dentro de una hoja de cálculo de Google

Cuando se ha agregado un filtro a una hoja de cálculo, cualquier otra persona que vea esa hoja de cálculo también puede ver los filtros. Esto también significa que cualquier persona con permisos de edición puede modificar el filtro. Un filtro es una excelente manera de ocultar temporalmente datos en una hoja de cálculo.

Para filtrar sus datos:

1. Desde su navegador (se prefiere Google Chrome), abra una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. Seleccione el rango de celdas que le gustaría filtrar utilizando los mismos métodos que se detallan en el Clasificación de datos sección del artículo.
3. Haga clic en la pestaña “Datos” y luego seleccione Crea un filtro. Esto colocará un Filtrar dentro de la primera celda del rango que seleccionó. Todas las celdas dentro del rango del filtro estarán encerradas en un borde verde.
4. Haga clic en el Filtrar icono para que se muestren las siguientes opciones de filtro:
   • Filtrar por condición – Elija de una lista de condiciones o escriba la suya propia. Por ejemplo, si la celda está vacía, si los datos son menores que un determinado número o si el texto contiene una determinada letra o frase.
   • Filtrar por valores – Desmarque los puntos de datos que desee ocultar y haga clic en Aceptar. Si desea elegir todos los puntos de datos, haga clic en Seleccionar todo. También puede desmarcar todos los puntos de datos haciendo clic en Borrar.
   • Buscar – Busque puntos de datos escribiendo en el cuadro de búsqueda. Por ejemplo, escribir “J” acortará su lista a solo los nombres que comienzan con J.
5. Para deshabilitar el filtro, simplemente haga clic en la pestaña “Datos” nuevamente y luego seleccione Apague el filtro.
   • Los datos se pueden ordenar mientras hay un filtro en su lugar y habilitado.
   • Solo se ordenarán los datos en el rango filtrado al elegir ordenar.

Crear una vista de filtro

Para crear, guardar o eliminar una vista de filtro:

1. Desde su navegador (se prefiere Google Chrome), abra una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. Haga clic en la pestaña “Datos” y luego seleccione Filtrar vistas… seguido por Crear nueva vista de filtro.
3. La vista de filtro se guarda automáticamente. Ahora puede ordenar y filtrar los datos que desee.
4. Cierre su vista de filtro haciendo clic en la ‘X’ en la esquina superior derecha de la hoja de cálculo.
5. Haga clic en el Rueda dentada en la parte superior derecha de la hoja de cálculo para una de las siguientes opciones:
   • Rebautizar – cambiar el título de la vista de filtro.
   • Rango de actualización – Esto no es tan importante, ya que puede hacerlo directamente en la vista de filtro. Le permite cambiar el rango de celdas elegido para la vista de filtro.
   • Duplicar – Crea una copia idéntica a la vista de filtro actual.
   • Eliminar – Eliminar la vista de filtro.

Hojas de cálculo de Google: clasificación alfabética en el escritorio

Para ordenar un rango de celdas alfabéticamente en su escritorio:

1. Desde su navegador (se prefiere Google Chrome), abra una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. Seleccione los datos que desea ordenar una columna a la vez. Esto es importante para no reorganizar otras partes de su hoja de cálculo que pueden no correlacionarse con el rango deseado.
   • Resalte la celda superior en la columna de sus datos hasta la celda final.
3. Haga clic en la pestaña “Datos” y luego seleccione una de las siguientes opciones:
   • Ordenar rango por columna [Letter], A → Z – Esto ordenará todos los datos seleccionados dentro del rango en orden alfabético sin interrumpir las otras áreas de la hoja de cálculo.
   • Ordenar hoja por columna [Letter], A → Z – Esto ajusta todos los datos de la hoja de cálculo alfabéticamente en correlación con el rango de datos resaltado.
4. Cualquiera de las opciones ahora debería tener sus datos reorganizados en orden alfabético.
   • Si cree que ha cometido un error, puede corregirlo fácilmente presionando Ctrl + Z (Windows) o ⌘ Comando + Z (Mac) para deshacer la clasificación de datos más reciente.

Ordene alfabéticamente sus datos automáticamente usando una fórmula

Aunque los pasos anteriores pueden considerarse automáticos, todavía hay un poco de entrada manual involucrada. Esto es perfectamente aceptable para la mayoría de los usuarios de hojas de cálculo que no quieren ser demasiado técnicos con fórmulas y funciones.

Sin embargo, hay quienes preferirían un enfoque más “completamente automático” para la situación de la alfabetización de datos. Es posible que prefiera que los datos se ordenen automáticamente en una columna. Esto significa que cada vez que se ingresa nueva información en la columna, los datos se actualizarán automáticamente en orden alfabético sin interrumpir el resto de la hoja de cálculo.

Para ordenar automáticamente los datos de la columna alfabéticamente:

1. Desde su navegador (se prefiere Google Chrome), abra una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. Resalte la celda que mostrará los resultados de los datos que desea alfabetizar automáticamente.
3. Dentro de la celda, ingrese la siguiente fórmula = ordenar (A2: B, 1, VERDADERO) y luego presione Entrar.
   • A2: B es el rango de datos deseado que debe ordenarse. Ajústelo de acuerdo con sus propias necesidades de hoja de cálculo.
   • los 1 se refiere al número de columna en el que se basarán los datos ordenados. Nuevamente, ajústelo según las necesidades de la hoja de cálculo.
   • Los datos de la fórmula se clasifican automáticamente en orden ascendente. Para ordenar los datos en orden descendente, cambie el CIERTO a falso.

Cualquier dato nuevo o editado ingresado en la columna ahora se ordenará automáticamente.

Hojas de cálculo de Google: clasificación alfabética en dispositivos móviles

Para ordenar un rango de celdas alfabéticamente en su dispositivo móvil:

1. Inicie la aplicación Google Sheets (Androide / iOS) e inicie sesión con sus credenciales.
2. Seleccione una hoja de Google para editar tocando en la hoja de cálculo. Es posible que deba desplazarse para encontrarlo si tiene varias Hojas guardadas.
3. Busque la columna con los datos que desea ordenar alfabéticamente y toque la letra de esa columna. Se puede encontrar en la parte superior de la columna. Esto resaltará todos los datos de la columna.
4. Toque la letra una vez más para abrir un pequeño menú.
5. En el menú, toque la flecha “Más” hasta que ubique la Ordenar A – Z opción.
   • Si usa un dispositivo móvil Android, deberá tocar el ícono que parece tres puntos apilados verticalmente (u horizontalmente, según la versión). Desplácese hacia abajo hasta encontrar el Ordenar A – Z opción.

Cuando tocas Ordenar A – Z, los datos de la columna se reorganizarán alfabéticamente.