Cómo agrupar filas automáticamente en Excel
Cuando analizas una gran cantidad de datos, siempre es conveniente utilizar programas como Excel para ayudarte. Al colocar sus datos en una hoja de cálculo de Excel, puede organizar y procesar toda esa información como mejor le parezca.
A veces, es posible que tenga demasiados datos. Y eso puede distraer mucho. La mejor manera de lidiar con los datos que no está utilizando actualmente es ocultarlos. Esto puede ayudarlo a concentrarse en las cifras importantes que son relevantes para su análisis.
En Excel, esta opción se llama Agrupación. Se puede hacer tanto de forma automática como manual, dependiendo de la estructura de sus datos.
Tenga en cuenta que la agrupación es diferente de la opción “Ocultar”. Cuando oculta filas o columnas y desea imprimir la hoja en la que está trabajando, los elementos ocultos no aparecerán en la impresión. O es posible que haya bloqueado su hoja para editarla, pero olvidó mostrar algunas filas. Si comparte ese archivo de Excel con alguien, no podrá ver las filas ocultas. En ambos casos, los datos agrupados aún serían visibles.
Agrupación automática
Para obtener el mejor resultado al agrupar automáticamente los datos, es bueno seguir estas pautas para su conjunto de datos:
- Agregue encabezados de columna a la fila superior.
- Evite tener filas o columnas en blanco que no contengan datos.
- Incluya filas de resumen para cada uno de los subconjuntos.
Para agrupar sus datos automáticamente, siga estos pasos:
- Seleccione cualquiera de las celdas que contienen datos en su conjunto de datos.
- Seleccione la pestaña “Datos” en el menú de Excel.
- En la sección “Esquema”, haga clic en una pequeña flecha debajo del icono “Grupo”.
- Seleccione “Contorno automático”.
Excel agrupará sus datos y agregará niveles de agrupación a la izquierda de la columna A. Esta adición le permite organizar fácilmente sus datos, eligiendo qué datos le gustaría ver y cuáles deberían permanecer ocultos por ahora.
Si ha colocado las filas de resumen encima las filas que contienen unidades agrupadas, tendrá que ajustar sus opciones de agrupación. Esto esta hecho después ha realizado los pasos anteriores.
- Vaya a la pestaña “Datos”.
- En la sección “Esquema”, haga clic en el icono de flecha en la esquina inferior derecha.
- Esto abrirá el menú Configuración de esquema.
- Desmarque la casilla de “Filas de resumen debajo del detalle”.
- Haga clic en Aceptar”.
Observe el cambio en los niveles de agrupación a la izquierda de la columna A.
Ahora que ha agrupado correctamente sus datos, puede utilizar los botones “+” y “-” para mostrar y ocultar los detalles de cada uno de los grupos. Para contraer o expandir un grupo completo, simplemente haga clic en los números en la parte superior de la columna de agrupación.
Agrupación manual
Dependiendo de cómo estén estructurados sus datos, es posible que no sigan las pautas presentadas al comienzo de la sección anterior. Por ejemplo, puede contener filas o columnas en blanco como característica de diseño. Eso podría evitar que la opción de agrupación automática haga correctamente su magia en toda la hoja.
Es por eso que Excel también le permite agrupar sus datos manualmente. Puede agrupar solo una parte de su hoja y dejar el resto sin agrupar. O puede que le resulte importante hacer la agrupación manualmente, sección por sección, para asegurarse de que los datos estén bien.
Cualquiera sea el motivo, asegúrese de no tener filas o columnas ocultas antes de continuar. Esto puede interferir con la agrupación y dejarlo con cifras incorrectas.
Para agrupar manualmente sus datos:
- Seleccione las filas que le gustaría poner en un grupo.
- Vaya a la pestaña “Datos”.
- En la sección “Esquema”, haga clic en el icono “Grupo”. También puede hacer clic en la flecha negra y seleccionar “Grupo …”.
- Aparece el menú “Grupo”.
- Seleccione “Filas” y haga clic en “Aceptar”.
Ahora que sus datos están agrupados, los niveles de grupo aparecerán a la izquierda de la columna A.
Elegir qué agrupar
Al seleccionar los subconjuntos que desea agrupar, es importante saber qué filas seleccionar y cuáles no. Al observar el ejemplo utilizado en este artículo, supongamos que solo desea ver cuántos artículos están disponibles en Vancouver y Virginia por separado.
Para Vancouver, primero seleccione las filas 2 a 7. Luego, agrúpelas manualmente, como se explicó en la sección anterior.
Para Virginia, agrupe las filas 9 a 14. Ahora, cuando colapse estos grupos, verá las sumas totales para cada una de las ciudades, sin tener que mirar las cifras de desglose.
También puede agrupar sus subconjuntos. Para ver cuántos elementos tiene el almacenamiento pequeño de Vancouver, seleccione las filas 2 a 3 y agrúpelas. Siguiendo esta lógica, puede agrupar todos los demás subconjuntos en esta tabla.
A veces, es posible que desee ver cuántos elementos hay en total solamente. Y no le interesa cómo se distribuyen por ciudad y tipo de almacenamiento. Para hacerlo, simplemente agrupe las filas 2 a 15 y haga clic en el número 1 en la columna de agrupación. Para ver el desglose completo, haga clic en el número 4.
Agrupe sus datos sabiamente
Los ejemplos de este artículo explican principalmente cómo agrupar filas. Claramente, el mismo principio se aplica al agrupar columnas. Ahora que sabe cómo agrupar datos en Excel, abre nuevas formas de optimizar aún más su análisis de datos.
¿Es la primera vez que aprende cómo funciona la agrupación en Excel? Lo encontraste util? Si tiene algún consejo sobre este asunto o cualquier otra opción en Excel, comparta los comentarios a continuación.
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